¿Factura normal o Factura simplificada?

No son pocas las ocasiones en las que, tanto como empresarios, profesionales o consumidores finales, nos hacemos esta pregunta: ¿en qué casos es suficiente con la emisión de una factura simplificada, y en qué casos no lo es, siendo necesaria la emisión de una factura ordinaria?

Este trabajo tiene como objetivo analizar detalladamente las diferencias entre la factura simplificada y la factura ordinaria, establecidas en el Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación en España.

Estas diferencias son clave para una correcta gestión administrativa y fiscal de las empresas, ya que la emisión de uno u otro tipo de documento impacta en el cumplimiento tributario y contable. No olvidemos que la responsabilidad en la emisión de las facturas es, precisamente, del sujeto emisor de las mismas.

A nivel normativo, nos estamos refiriendo al Real Decreto 1619/2012, el cual permite la emisión de facturas simplificadas en determinadas operaciones con el fin de reducir la carga administrativa, especialmente en transacciones de menor cuantía. Sin embargo, ambas modalidades están sujetas a requisitos específicos que garantizan su validez como justificantes fiscales.

Vamos a empezar analizando las principales características, similitudes y diferencias entre ambos tipos de facturas:

• Factura simplificada: Documento que contiene información reducida, y que puede sustituir a una factura completa, en casos de operaciones de bajo importe, o situaciones expresamente permitidas por la normativa. Su finalidad última no es otra que la de reducir la carga administrativa para el sujeto emisor de dichas facturas.
• Factura ordinaria: Documento completo que acredita una operación comercial, contiene todos los elementos necesarios para identificar al emisor, al receptor, y detallar las condiciones económicas de la transacción.

Ambos tipos de facturas están reguladas, como hemos comentado por el mismo Real Decreto (1.619/2012), la simplificada en su artículo 4, y la ordinaria o normal, en su artículo 6.

En relación al contenido de cada tipo de factura, vamos a partir de la base de que una factura ordinaria es completa, y por tanto, contiene todos los elementos necesarios y esenciales, en la configuración de una factura. Estos son:

• fecha
• identificación completa del emisor y del receptor de la factura (datos fiscales completos, de ambos),
• descripción detallada de bienes/servicios,
• base imponible,
• tipo de IVA
• cuota tributaria
• total a pagar.

Sobre la base anterior, la factura simplificada:

• fecha
• identificación completa del emisor (datos fiscales completos del emisor de la factura); en este caso, la normativa permite la no identificación del receptor de la factura, excepto en el caso de que la misma sea utilizada por dicho receptor, en el ámbito de una actividad empresarial o profesional, y por tanto, tenga como objetivo incorporarla como gasto deducible en dicha actividad. Es ésta una diferencia esencial, en la que abundaremos más adelante.
• breve descripción de bienes/servicios; en este caso, la normativa reduce el contenido de la descripción de los bienes y servicios que se entregan por el emisor al receptor de la factura.
• tipo de IVA
• total a pagar.

En relación a las cifras, vemos que la factura simplificada es conforme sólo con identificar el tipo de IVA aplicado y el total a pagar, o total factura, no siendo necesario por tanto, ni la base imponible, ni la cuota de IVA aplicada en la factura.

Con respecto a la identificación del receptor de la factura, con sus datos fiscales completos, tal como hemos visto anteriormente, es una de las principales diferencias entre ambos tipos de factura. La clave está en el uso que se vaya a hacer de esa factura.

• Desde el punto de vista del emisor de la factura, no van a generar las facturas simplificadas mayores problemas, dado que de ellas solamente se derivan ingresos, y por tanto, tributos que ingresar en la Hacienda Pública: IVA, impuesto sobre la renta o impuesto sobre sociedades, según el formato jurídico.
• Desde el punto de vista del receptor de la factura, dependerá del tipo de uso que éste vaya a hacer de dicha factura:
  • Si el receptor de la factura actúa como consumidor final, y no la va a deducir en ninguna actividad empresarial o profesional, no será necesaria la identificación del receptor, con sus datos fiscales completos.
  • Si el receptor de la factura actúa a título de una actividad empresarial o profesional, pretenderá en consecuencia deducir dicha factura, como gasto, en su actividad. En este caso, sí será necesaria la plena identificación de dicho receptor, con todos los datos fiscales completos. Pensemos que, si no fuera de esta forma, cualquier factura de gasto podría ser objeto de inclusión, como gasto deducible, en cualquier actividad. Por tanto, en esta caso particular, la factura simplificada deberá comportarse como una factura ordinaria, a todos los efectos.

En el ámbito de la cuantía, o importe total de la factura, las facturas simplificadas están limitadas en su cuantía a 400 euros (IVA incluido), o 3.000 euros en el caso de determinados sectores (hostelería, transporte y comercio al por menor).

A nivel de soporte documental, no hay demasiadas diferencias entre ambos tipos de factura, pero existiendo mayore requisitos de custodia en el caso de la factura ordinaria.

Es frecuente la utilización de la factura simplificada en operaciones de escaso valor (hasta 400 €), operaciones realizadas en sectores con gran volumen de transacciones al por menor (ej.: hostelería, transporte de viajeros, peluquería, tintorería), y también cuando la normativa específica del sector permita su uso, incluso para importes superiores a 400 € (hasta 3.000 €).

Para el resto de las situaciones, es preferible y recomendable el uso de la factura ordinaria: operaciones entre empresas o profesionales, transacciones internacionales, incluyendo exportaciones e intracomunitarias, operaciones sujetas a regímenes especiales de IVA donde se requiera identificación detallada del cliente, y siempre, en cualquier caso en el que el cliente solicite una factura con todos los detalles necesarios para justificar gastos o deducciones fiscales.