Registro contable de los gastos de ejercicios anteriores 2. Ejemplos prácticos
13/02/2025Veamos algunos ejemplos ilustrativos, y su procedimiento de registro.
Ejemplo 1: Factura de electricidad recibida fuera de plazo
La empresa recibió en el ejercicio actual (2025) una factura de electricidad correspondiente al último mes de 2024 por un importe de 1.500 € + 21% IVA. La factura no fue registrada en su momento.
Procedimiento contable:
- Naturaleza del gasto: Gasto operativo correspondiente a un servicio del ejercicio anterior.
- Tratamiento contable: Registrar el gasto como ajuste contra reservas, ya que pertenece a un ejercicio cerrado.
Libro diario 2025
| DEBE | HABER | |
|---|---|---|
| 628.-Suministros | 1.500 | |
| 472.-H.P. IVA SOPORTADO | 315 | |
| 410.-Acreedores por prestación de servicios | 1.810 | |
| 113.-Reservas voluntarias | 1.500 | |
| 628.-Suministros | 1.500 |
Explicación en la memoria: Incluir una nota que detalle el gasto, su importe y la razón de no haber sido registrado en el ejercicio correspondiente.
Ejemplo 2: Honorarios de un asesor pendientes de facturación.
Un asesor externo prestó servicios en noviembre de 2024, pero emitió su factura en enero de 2025 por un importe de 3.000 € + IVA (21%), con un total de 3.630 €. La factura fue emitida a fecha 31.12.2024.
Procedimiento contable:
- Naturaleza del gasto: Servicio profesional devengado en 2024.
- Tratamiento contable: Registrar el gasto en la cuenta correspondiente (servicios profesionales), y regularizar con la cuenta de reservas voluntarias.
Libro diario 2025
| DEBE | HABER | |
|---|---|---|
| 623.-Servicios de profesionales independientes | 3.000 | |
| 472.-H.P. IVA SOPORTADO | 630 | |
| 410.-Acreedores por prestación de servicios | 3.630 | |
| 113.-Reservas voluntarias | 3.000 | |
| 628.-Suministros | 3.000 |
Ejemplo 3: Ajuste de cotizaciones sociales.
La empresa detectó en 2025 que no registró ni pagó una liquidación adicional de cotizaciones sociales correspondiente a diciembre de 2023, por un importe de 25 euros.
Procedimiento contable:
- Naturaleza del gasto: Obligación laboral devengada en un ejercicio anterior.
- Tratamiento contable: Registrar el gasto como ajuste contra reservas, sería el caso general, aunque en este caso, y dada la escasa importancia relativa del gasto, se podría valorar la opción de dejar el gasto registrado en el ejercicio 2025.
Libro diario 2025
| DEBE | HABER | |
|---|---|---|
| 642.-Seguridad Social a cargo de la empresa | 25 | |
| 476.-Organismos de Seguridad Social acreedores | 25 | |
| 113.-Reservas voluntarias | 25 | |
| 628.-Suministros | 25 |
La segunda parte del asiento, en la que se lleva a cabo la regularización del gasto contra reservas, se podría obviar en este caso, dada la escasa importancia relativa del gasto.
Como podemos observar, a nivel fiscal, el IVA queda deducido en el ejercicio en que se registra el gasto, se aplique el procedimiento general (regularización con reservas), o se aplique la excepción de no regularizar con reservas, en el caso de gastos de escasa importancia relativa.
Ahora bien, para poder deducir el gasto de un ejercicio anterior en el Impuesto sobre Sociedades, es necesario realizar un ajuste extracontable negativo. Como podemos observar en el proceso de registro, para el caso general, el gasto por naturaleza queda anulado, al ser compensado con la cuenta de reservas voluntarias.
No obstante, es fundamental asegurarse de que el gasto cumple con los requisitos establecidos para ser considerado fiscalmente deducible.
Además, se debe tener en cuenta que no pueden haber transcurrido más de cuatro años desde el ejercicio en el que debió haberse imputado el gasto. De este modo, se garantiza la correcta contabilización y deducción de los gastos de ejercicios anteriores.
Los gastos de ejercicios anteriores deben contabilizarse en el momento en que se devengan, siguiendo el principio contable del devengo. Es importante registrarlos adecuadamente en el ejercicio correspondiente para cumplir con la normativa contable y fiscal.
La contabilización tardía puede acarrear consecuencias, ya que Hacienda puede poner reparos en casos excepcionales. Por ejemplo, no permite contabilizar gastos prescritos, amortizaciones de activos que han excedido su vida útil máxima o pérdidas que no podrían haberse compensado sin la contabilización tardía.
Para imputar un gasto de ejercicio anterior, no deben haber pasado más de cuatro años desde el ejercicio en el que debió haberse registrado. Pasado este plazo, Hacienda no permitirá su contabilización y deducción. Es importante tener en cuenta este plazo para evitar problemas en la presentación de impuestos.
La contabilización tardía de gastos de ejercicios anteriores puede tener implicaciones fiscales. Aunque Hacienda no sufra perjuicios, incumplir la normativa contable al no contabilizar los ingresos o gastos en el momento en que se devengan. La fiscalidad sigue el criterio contable del devengo, por lo que es fundamental realizar la contabilización en el ejercicio correspondiente.
Si se contabilizan y deducen gastos de forma tardía, puede haber impacto en el Impuesto sobre Sociedades. Se debe realizar un ajuste extracontable negativo para deducir el gasto en el impuesto, asegurándose de cumplir los requisitos fiscales para su deducibilidad.
En el caso del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) soportado en ejercicios anteriores, el derecho a la deducción solo puede ejercitarse en la declaración-liquidación del periodo en que se soportaron las cuotas deducibles o en periodos sucesivos, siempre y cuando no hayan pasado cuatro años desde el nacimiento del derecho.
